用Google Docs协同管理团队日常事务

一年前到项目现场之后推行了Dropbox作为项目成员之间的项目档案共享库，建立规范的目录要求大家都把文档按目录和日期规整地放到里面，一年之后已经卓有成效，项目档案清晰有调理，每个人的本地无需上传下载，都时刻保留着最新的一份拷贝，方便了很多。最新的另一个大项目，也是用了同样的方案进行团队文档共享。

现场日常维护工作琐碎，经常被打断，所以最近在考虑日常的工作记录如何进行，特别是感觉需要一个团队成员共用的待办事项表，记录日期、待办事项、请求来源、处理人、处理结果就可以了。就好像在大家的办公桌前放一块白板，上面写着要做的事情1、2、3、4，随时提醒大家不要忘记，每个人都可以在上面增加或着修改记录这样。其实原来有一个excel文档是记录这个的，也放在dropbox里面大家都可以看，但是问题是不能大家同时编辑，否则会导致保存冲突，另外也没法要求大家平时都开着这个文档。

另一个方案是我之前在ZTP研发团队里推行的，OneNote共享笔记本方案，虽然也不错，但是需要每个人都安装Office OneNote组件，受到客户端的限制，特别是OneNote还一直没有Mac版本，我自己只能在虚拟机里面用，很麻烦，所以考虑了一下也放弃了。

这时想到了两年前玩过的Google Docs，在线的多人协作文档编辑工具，印象中当时还不太好用，但是如今试了一下发现改进非常显著，已经完全能胜任我的需求并且还有惊喜。

用自己的Google账号登陆到docs.google.com就可以创建自己的在线文档，创建之后通过右上角的Share可以共享给其他团队成员（需要有google帐号），加入的团队成员被赋予一个颜色的光标，就可以立即参与到这个excel的编辑中来，所有的编辑都是立即自动保存并且修改历史可以无限追溯，右上角查看协同编辑者的地方点开还可以实时聊天。

下图就是我们团队四人同时在编辑这个todo list文档的场景，可以看到四个颜色的光标在不同的位置，各自可以同时输入内容，输入过程其他人完全是动态可见的，就跟共享桌面一样的感觉。

这样一来，上班时只要用浏览器开着这个页面，现场的大小工作事务，事无巨细大家都可以随手记下来到表格里面，也方便跟踪和分享。我也不用掏钱去买块真的白板了～奔跑着赞美一下Google，用最先进的科技，引领着人类最先进的生产力～